貸し会議室を上手に活用するポイント

貸し会議室は上手に利用すればたいへんお得で便利なサービスです。そこで、貸し会議室を上手に利用するポイントを整理しましょう。

 

品物を買うにしてもサービスを買うにしても、どんな場合も「何のためにそれを買うのか、何を目指して買うのか」ということを明確にすることは大切です。そこを漫然と明確化しないままに済ませてしまうと、その投資はほぼ失敗します。会議、ミーティング、会合などでそこが明確でないケースはそんなに多くないでしょうが、まずは「目的は明確に」というポイントは押さえましょう。

 

次に貸し会議室の立地とアクセスの検討です。会合の目的や性格にももちろん左右されますが、参加者の住む地域、交通アクセスの便利さなどを総合的に考えて想定・設定する必要があります。

多くのケースでは、鉄道のハブターミナル駅から近いことが重視されるでしょう。しかし、特定の業種の業者が集まっているような地域、例えば、出版・印刷業者が集中している東京都千代田区などでは、その限りではなく中央線の駅近くということもあるかもしれません。そのあたりも、やはり参加者の在所に左右されてきます。

 

貸し会議室の料金は、その立地によっても多少変わってきますが、もっとも大きく左右するのは「広さ」です。言い換えれば、収容人数です。

収容人数は、室内のデスクやチェアーのレイアウトにも左右されます。室内のレイアウトも会合の目的に左右されますから、やはりここでも「目的の明確化」は大事です。

コの字型やロの字型のレイアウトをとりますと、どうしてもスペース効率はやや悪くなり、部屋の広さのわりに収容人数は少なめになります。3～4人掛けのデスクを演壇に向かって配置するスクール型だと、スペース効率は上がり収容人数は多くなります。デスクなしのチェアーのみを演壇に向かって配置するシアター型がもっとも収容人数を多くできるでしょう。

このような、参加人数と必要なレイアウトとの兼ね合いを考えて、部屋の広さを考えなければなりません。

これを考えるのはたいへんそうな感じもしますが、貸し会議室の業者が相談に乗ってくれるはずです。相談の際に、おおよその予算の見当もついてくるでしょう。




 

用意できる装備品をチェック

業者の資料やホームページなどでしっかり確認しておきたいのが、貸してもらえる備品と種類です。備品は業者によって、あるいは選べる貸し会議室によっても変わってきます。事前に確認しておかないと、必要なものがないので会議をはじめられないといったことにもなりかねません。
 

• 貸し会議室で貸し出している備品

 

• 自身で持ち込んだ方が良い物

のふたつに分けて整理していきましょう。




 

貸し会議室で貸出している備品

同種の備品でも、業者によって有料のこともあれば、無料のこともあります。また、事前に用意されている数までは無償でも、追加する場合は有償というケースもあります。業者のホームページなどで、事前に備品の種類と料金をよく確認しましょう。

貸し会議室で貸し出される備品は、おもに下記のようなものがあります。

 
紙の資料だけでおこなう会議もありますが、最近はなんらかの映写装置がほぼ必須でしょう。業者が用意するオプションから、種類や大きさもさまざまに選べます。目的に合ったものがあるか、事前に確認しましょう。

また、自分で作製した画像や動画を上映するためには、PCやUSBメモリーなどの媒体でデータを持ち込む必要があることもあります。画像データの規格やファイル形式も何種類かありますので、規格・ファイル形式に対応した装置があるかどうか、事前に確認しましょう。ケーブルやコネクターにもいろいろな規格があります。持ち込むPCを接続できるコネクターをそなえているかについても、事前に確認しておきたいところです。

念のため、持ち込むPCやUSBメモリーからスムーズに再生できるかどうか、本番前にリハーサルをしておくといいでしょう。

 

それほど広くない会議室でも、司会者や発表者の声をすみずみまで届くようにするためには、音響機器が必要になります。音声を拾うマイクロフォン、音声を増幅し調整するアンプ、出力するスピーカーといった機器です。

上映会や演奏会など、高い音質が重視されるイベントでは、これらの音響機器のクオリティーも重要になります。さらに、スペース自体の音響特性から来る影響に配慮が必要です。場合によっては、反射板や吸音板を用意しなければなりません。こうしたケースでも、開始前にリハーサルもおこなうようにした方が良いでしょう。
 

PCやUSBメモリーなどは貸し会議室業者が用意するのではなく、自前のものを持っていくことになります。ただ、今どきのPCはネット環境、インターネット接続がととのったところでないと十分に役立ちません。

そのため、ほぼどの業者でも貸し会議室にWi-Fiや有線でのインターネット通信設備を用意しています。

ネット接続に関しては、スペース使用料の基本料金に含まれていて特に別途請求されないケースが多いようです。

 

ホワイトボードも、多くの会議やミーティングでは必要になるでしょう。セミナーやビジネスでの利用を想定した貸し会議室では、ほとんどの場合常備されていて、無料で貸してもらえます。

 

司会者や発表者の前に設置して、資料やマイクなどを置く台です。司会台、講演台があると、発表のしやすさがかなり変わるものです。会場の広さや人数に合わせて、適切な大きさのものをレンタルします。

これらの貸し出しは有料のことが多く、2000円くらいのオプション料金になります。

 

スペースの大きさと基本的なレイアウトにより標準規定として決まった数のデスクやチェアーは無料のケースがほとんどです。しかし、急に参加人数が増えた場合など、追加のデスク、チェアーが必要になることもあるでしょう。そのようなケースは事前に想定できることが多いでしょうから、あらかじめ業者に追加の可能性を伝えておきましょう。

 

衝立（ついたて）はスペースを分けたり、簡易バックヤードを作ったり、簡易着替えスペースにしたりと、さまざまな使い方ができる便利グッズです。おこないたいイベントに合わせられるだけの数があるかどうか、事前に確認しましょう。

また、コートやジャケットを掛けられるハンガーラックを用意しておくと、参加者に喜ばれるでしょう。




 

自前のものを持参すべき装備

 
会議やイベントで使用するプレゼン用データが入ったPCやUSBメモリーなどは、えてしてプライバシーや機密データなども一緒に記憶されているものですから、基本的に貸し会議室業者から借りるものではありません。自前のPCを持参することになります。

トラブルが起きたときのことを考えて、バックアップも用意しておきます。

 

コピー機を借りることができることもありますが、配布する印刷物は事前にプリントアウトして持参する方がいいでしょう。たとえあまり多くないとしても、現地で用意するのはかなりバタバタしてしまうものです。

そのほか、貸し会議室で用意していない、もしくは数が足りないようなものがあれば、持参しなくてはなりません。どんなものが必要か、会議やイベントの計画を立てる段階でリストアップしておきましょう。それがあれば、業者と相談する時にも話が早くなります。




 

事前の計画・検討が上手な利用の鍵

なにごとも同じでしょうが、会議やイベントをスムーズに成功させるためには、事前の準備が大切です。本番をむかえてから慌てないように、念入りに準備をしておきます。また、必要な備品のチェックリストを細かく作ることで、不都合やトラブルは防げます。大規模だったり、複雑だったりする会議やイベントならば、複数人で念入りに確認し合って、遺漏のないよう準備していきましょう。

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